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仕事でお悩み方必見!-GTDメソッドの基本・方法-

2020 4/30
仕事でお悩み方必見!-GTDメソッドの基本・方法-
目次

仕事を効率的に成し遂げる技術-GTDの基礎・概要・私の方法-

youtubeに動画を上げています。時間のある方はこちらも御覧ください!

はじめに

新人Bのアイコン画像新人B

仕事でミスしたり、やるべきことを忘れたりしてしまいます。あとは、目標に向かってぜんぜん行動できていないんですよね。タスク管理を上手くやる方法ないですかね。

澁澤のアイコン画像澁澤

そんなときはGTDメソッドを取り入れることを是非おすすめしたいです。目標に向かって計画的に仕事を進めるためには、やるべきことが整理されていることが重要です。今回はストレスフリーの仕事術:GTDメソッドをご紹介します。

GTDメソッドとは

GTDとはGetting things doneの略であり、デイビットアレンという方が作り出したものです。たしか、過去の研究結果などを総括してつくったより効率的に物事を成し遂げることを目的としています。

GTDは簡単に言えば、『自分の考えていること、気になっていることをすべて脳の外(紙やデータ)に一度出してしまい、それらの一つ一つについて吟味し、やるべきかどうかを判断していくもの』です。

GTD初級レベルとして、5ステップのフローが有名ですので今回はこれをご紹介したいと思います。

GTDフローチャートの概略

GTDフローチャート説明

  1. 頭にあることすべてをInboxへ入れ把握する
  2. Inboxの中身を1つ1つを見極める
  3. 行動に起こすべきか、行動しないなら捨てるべきか、保留すべきか、資料として残すべきか整理する
  4. 行動に起こすべきタスクをプロジェクトに入れておき、定期的に確認し更新する
  5. 次に取るべき行動、即実行、誰かに任せる、後でやるを選択する

プロジェクトへの矢印について:行動すべきタスクを1度プロジェクトに入れてプロジェクトプランから次に取るべき行動を更新していく場合がある。この、一度プロジェクトを見直す機会を週一回実施することを週次レビューといい、GTDシステムを機能させる上で重要とされている。

上記がGTDのフローチャートです。実際どう行うのかなんとなくイメージしていただけたでしょうか。

GTDの具体的な方法

①把握

よく2時間以上かけてやると言われます。休日などを使って(できれば2日とれとか書いてありますが)行います。

私は週1回(基本的には日曜日)に20分~2時間程度かけて実施します。しばらく行えない期間が続くと少し長くなりやすい傾向です。ある程度把握すると、次に把握する時間は少なくてすみます。ゼロから把握するとかなりの時間を要すため、できるだけ毎週実施することが大切です。

方法は、紙に書いてもいいし、アプリケーションを使ってもいいと思いますが、とにかく、Inboxというものにとりあえず放り込む。思いついたことを書きます。私は一度NOZBEというアプリケーションの中のinboxへ打ち出します。

その際にトリガーというものが便利です。書籍ストレスフリーの整理術の中に書いてありますが、家族ー記念日ーや友達ー電話ーなどリストを見ながら考えると、思わぬところでやることがあることを思い出したり、買わなければいけないものに気づきます。

②見極める~③整理する

すべてを書き出したら、今度は、一つ一つ上から確認していき、Inboxが空になるまで実施します。

  • まず、その考えや気になることはすぐに実行して終わらせられるのかを考え、2分以内で終わればその場で実行します。
  • 2分以上かかる場合は、今すぐやるべきかどうかを考えます。後でやる場合や参考資料の場合は、後でやるリストや参考資料リストへタスクを移動させます。
  • また、行動に移していく必要がある場合は、そのタスクが1つのタスクなのか?それとも複数のタスクからなるものなのかを考えます。

例えば、一つのタスクからなるものは、『明日忘れないようにカバンの中にPCを入れる』などですかね。

複数のタスクからなるものはプロジェクトといいます。

例えば、『明日のお弁当を作る』がプロジェクトであり、『スーパーで買い物をする』がその中に含まれるタスクになります。お弁当を作るためには、買い物して料理する必要がありますからね。

この時、タスクはできるだけ細分化するべきです。スーパーで買い物をする前に、自宅で買い物リストを作成する→銀行でお金を引き出すなどより細分化することで行動する際に判断する必要がなくなり、高速で実行できます。

また細分化することでやることが明確で簡単になるため行動しやすい利点もあります。

Inboxの中身がタスクでない場合は、上記のフローチャートの通り、捨てる、保留、資料に分けますが、私の場合は、保留はNOZBEというアプリにあとでやるリストがあるのでそこにいれます。資料は基本的にevernoteというアプリケーションに入れます。

見極める段階で、同時に行動に移していくものについては、すぐやるべきであれば次にやることリストに入れるようにします。

④更新する

GTDの5ステップで一番重要なのは更新です。私が行う方法は月、週、日ごとにレビューする方法です。

  1. 月次レビューでは、手帳やNOZBEを見ながら、今月にやるべきことを考えながら①~③のステップを実施します。大まかにやるべきことを出します。
  2. 週次レビューでは、GTDの最も重要な鍵となるものです。私は、ウィークリーの手帳を使って、具体的に行動を考えます。必要に応じてポップアップ(自動的に次やることリストに上がるようにする)させる日にちを設定しておきます。
  3. 日次レビューは単純に明日の予定、具体的行動を決めます。やるべきことを実行します。

⑤選択する

次にやることや整理したカテゴリーを参照しながらとにかくタスクをこなしていくわけです。重要なのは整理することに時間を使うのではなく、物事を成し遂げるためです。

まとめ

今回はGTDの大まかな概要について分かりやすく説明してきたつもりです。見極める、整理する、更新するあたりがややわかりにくいので今後需要があれば、より分かりやすく細かく説明していければと思っています。

GTDについてより詳しく知りたい方は下にストレスフリーの整理術というGTDに関する詳しい本がありますので読んでみることをおすすめします。また、私がGTDでずっとつかっているNOZBEというアプリについてもかなりおすすめです。無料版でお試し可能ですので興味があれば使ってみてください。

リンク

NOZBEのリンクです。

まずGTDについて学びたい方はこちら↓がおすすめです。

ストレスフリーの整理術
1848円

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