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最強の資料作成指導:アウトプットイメージ作成アプローチ

2020 6/10
最強の資料作成指導:アウトプットイメージ作成アプローチ
目次

資料作成で怒られる問題

新人Bのアイコン画像新人B

頑張って資料を作ったのですが、上司にひどく怒られてしまいました。思っていたものと全然違うって言われちゃいましたね

澁澤のアイコン画像澁澤

上司が意図したものと異なっていて怒られたり、上司が完成形をイメージできていないような場合はこういったことが結構ありますよね。本来は、上司が作成指導を上手くやればこんな思いしなくても済むかもしれませんね。

資料作成・フィードバックにおける問題

上司の指示出し

上司の指示が曖昧でどういったものを求めているのかがはっきりしないことがあります。

問題点として

  • 指示が曖昧で部下にどういったものを作るべきかが伝わらない
  • 上司が結果をイメージできていないことがある
  • 結果がイメージできていないため、思っていたものが完成しないためネガティブフィードバックが発生する
  • 何のためにつくるか、ビジョンが伝わっていない
  • 上記より、上司と部下の認識のズレが生じてしまう

上司は部下にできるだけ詳細に結果のイメージを伝えることが重要になります。そこにずれがなくなることで最終的に完成したものに対してネガティブフィードバックは不要となります。

澁澤のアイコン画像澁澤

水の中に投げ込み、溺れそうになりながら泳ぎ方を覚えさせるようにやり方はもう古いですよね。
こういったやり方では、組織としても解決方法や指導方法が蓄積されず、成長できない組織となり、大きな成果を出すことができないです。

部下の資料作成方法

部下は上司を変えることができないというのが原則です。

上記のような上司で困っている部下としてはどうすればよいのでしょうか。

  • 一度部下がアウトプットイメージを作成し、その内容を上司に一度確認し認識を共有しておく
  • 部下から上司に作成にあたり考えていることを確認して、おきそれから資料を作成する
  • ある程度まとまった段階で一度上司に話をしていく
澁澤のアイコン画像澁澤

重要になるのは、上司との認識がずれないように話をしておくことです。
上司によっては受け付けてくらない人もいるかも知れませんが、やって視る価値はあると思います。
今回は上司が部下を指導する際にアウトプットイメージ作成アプローチを使うことを伝えていきたいです。
そのために、部下側の視点も重要で、適切な指導が行えていない場合、部下ができることは結構大変になるのです。
部下の視点をもつことで、それを把握した上で指導できる様になるのではないかと思います。

アウトプットイメージ作成アプローチ

アウトプットイメージ作成アプローチとは

赤羽雄二さんの本でたびたび紹介されています。

部下に仕事を指示する際、最初に完了時のアウトプットイメージ(業務完了時にどういうイメージになるかを示したもの)を極力詳細に書いて示す方法。

具体的方法(資料作成、報告書作成における例)

  • 全体の目次、ページ数、ページ配分を決める
  • 各ページにタイトルを書き、ページを振る
  • できれば、部下の目の前でこのアウトプットイメージを作成する
  • その際に合意して作成を依頼する

こういった具体的な指示を出すことで認識のズレや言った言わない問題を防げる。頻繁にコーチングを行うことで過度なストレスやプレッシャーも軽減しゴールへの到達が可能です。

アウトプットイメージ作成アプローチの実践を想定

部署の勉強会の資料作成を行う部下に対する指導

  • 上司が部下の前で、アウトプットイメージ作成アプローチを行う
  • A4メモ書きの要領で、スライドなどの資料の全体目次、ページ数、ページ配分、各ページにタイトルを書き、ページを振る。その内容を共有し、作成をしてもらう。
  • 2週間に7~10回コーチングを行い、部下ができない部分を上司が補う。
  • 資料完成し、もう一度振り返り、微修正を行い完成とする。
澁澤のアイコン画像澁澤

こういったアプローチの中では、上司としても新たな発見が多くなり、上司・部下ともに成長が加速されます。頻繁にコーチングは多くの場合15分程度で良いです。

まとめ

部下の資料作成における指導を行う上で非常に参考になる指導方法がアウトプットイメージ作成アプローチだと思います。

赤羽さんもおっしゃっていますが

上司が助けたから本人の成長のためにならないということは決してない。

この部分に関する心配は不要であることを認識して、フォローしつつ部下に考えてもらい成功してもらうような指導を行うことで好循環を生むことができるのではないかと思います。

是非、資料作成を指導する際はアウトプットイメージ作成アプローチを活用してみることをおすすめします。

参考資料

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