【まとめ】現状のプロジェクト・タスク管理の実践内容を整理してみた

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仕事の量が多くて効率的にものごとを成し遂げたい

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最近できる仕事が増えてきたのですが、やることが増えて業務が終わらないです。あと、量が増えて忘れちゃうこともあるんですよ。
なんだか、やらないといけないことばかりで自分がやりたいことが全然できないんですよね。何かいい方法はないでしょうか?

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今回はAくんのように、お困りの方向けに、プロジェクトのタスク管理術である、GTDメソッドを導入した方法をご紹介したいと思います。
2020年7月7日段階の方法です。

GTDメソッドとは?

GTDについては過去に整理していますので、こちらを参考にしていただけたらと思います。

ちなみに、私の場合は、現状デジタル管理がメインです。

NOZBEというアプリケーションをノートPC、スマホ、Apple watchで同期して、常に確認できる状態で実施しています。

それでは早速、私のGTD実践術をご紹介していきます。

最も重要視しているのは、次にやることリストです

こちらの記事で、次にやることリストの重要性を説明していますのでぜひ見てほしいです。

タスクの実行タイミングに、やることが整理されていることがGTD実践において非常に重要です。この次に何をやるかで悩んでいることにより、脳内で物事を選択する必要があります。考えることにより、結構エネルギーが消費されてしまいます。無駄なエネルギー消費を避けることでやるべきことに集中するために非常に重要です。このあたりについては以下の記事で説明しています。迷わない思考です。

自分が使いやすい次にやることリストを作成し、迷わない思考を実践すると、達成感もあり、満足感が味わえます。やってるって感じがするんですよね。

急に予定が空いたり、スキマ時間ができたときの準備

次やることリストは1日の予定に合わせて作成します。なので、急な予定変更が起こると計画通りに行かない場合もありますよね。予定がなくなり、時間があいたときに、何をしよう・・・と考えてしまうことを避けましょう。迷わない思考で即実行に移す方法として、3つのリストの活用がかなり役立ちます。

次にやることリストと3つのリストを組み合わせることでその日にやることで迷うことはなくなり、即実行できるようになります。

私の場合、当日に発生するタスクの場合、即実行しなくてよければ、なるべく次にやることリストを優先してやっています。

次にやることリストを作るための随時収集の実践

基本は、GTDの流れに沿っています。最初のステップは『収集』ですね。随時収集の実践です。

INBOXになるべく気になることや新規タスクが発生したらわすれずに入れていくことが重要です。メモ帳やノート、Apple watchなどをフル活用し、忙しくてもメモすることが鍵です。経験上ここでメモしないと結構わすれやすいですね。

まだ、1度も収集を行ったことがない人は、最初にしっかり2時間以上をめあすじっくり収集をやりましょう。まずはスッキリすることが重要ですので!

Inboxの見極めと整理を行い、プロジェクトでタスクを管理する

あとは、Inbox内のタスクについて、見極めを行い、同時に整理していきます。私の場合NOZBE内で同時に行います。

プロジェクトとは、達成するために複数のたすくが必要なものになります。そのタスクがプロジェクトなら、プロジェクトを作成し、プロジェクト内のタスクを見て予定を立てていきます。

タスクが単発なら、バケツという名前のプロジェクトに入れます。これには単発のタスクがまとめてあります。

Inbox内が片付いたら、プロジェクト別に内容を確認して、プロジェクトの進行に必要なタスクを考え、追加・修正します。

その後、今月にやることリスト、今週にやることリスト、スキマ時間にやることリストというカテゴリー(タグや#みたいいなもの)をつけておくことで後でリストをまとめて見れるようにします。

週に1度、プロジェクトを振り返り、今月やることリストから、今週やることリストに必要なものを移します。その後、今週やることリストを週のいつやるか日付を入力し、自動的に次にやることリストが完成するようにしておきます。

まとめ

私のGTD実践では次にやることリストを最重要視しています。次にやることリストを作成するためのGTDワークフローになっています。NOZBEというアプリの使い方は無限です。自分の使いやすいようにカスタマイズできるところや幅広い使い方ができるところが魅力的です。日本ではあまり使っている人がいないようで、検索もあまりされていないようです。個人的には最強だと思っていますので、人とは違うやり方や希少性を出すためにはおすすめです笑

2020年7月7日現在はこんな感じで実践しています。やれることがどんどん増えてきています。タスク管理を実践することでストレスフリーになりつつ、迷わない思考が身につき、どんどんやりたいことを進めることができています。参考にしていただけると嬉しいです。以上です。ありがとうございました。

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