こんばんは！PTケイです。（2018年）11月も半ば、いかがお過ごしでしょうか。私は3連勤の真ん中で、世間とは逆の動きをしておりますが、月・火の連休を楽しみに頑張っています。
さて、久しぶりにGTDの小ネタです。このブログでも度々名前を出しているタスク管理アプリ「Nozbe」。GTD実践の相棒として愛用しているのですが、今日はそのNozbeを、ちょっとアナログな職場で最大限に活用するための、私なりの「印刷術」についてご紹介したいと思います。
デジタルツールの壁？ 職場での「困った」
私は理学療法士として回復期の病院で働いています。Nozbeには日々のタスクはもちろん、関連資料へのリンクやメモなど、仕事に必要な情報が詰まっています。まさにデジタル司令塔。家や移動中はスマホやPCでいつでもアクセスできて本当に便利です。
しかし！ いざ職場、特に病院という環境となると、このデジタルツールが使いにくい場面が出てきます。
- スマホを使いにくい: 患者さんや他のスタッフの前で頻繁にスマホをチェックするのは、やはり気が引けます。場所を選ばないと「サボっているのでは？」と思われかねませんし、衛生的な観点からも気を遣います。限られた場所でしか確認できないのが実情です。
- PCアクセスも制限: 患者さんのリハビリ中はもちろん、病棟やナースステーションでサッとPCを開いてNozbeを確認、というのも難しいことが多いです。
結果として、せっかくNozbeに集約したタスクや情報に、肝心な仕事中にアクセスできないというジレンマに陥っていました。「あれ、次にやるべきことは何だっけ？」と思い出そうとしても、すぐに確認できないのです。
今までの対策：手書き転記とその限界
これまでは、その日にやるべきタスクを、朝、Nozbeからミニノートなどに手書きで転記して持ち歩く、という方法で対応していました。
しかし、この方法には限界を感じていました。
- 手間と時間がかかる: 最近、一日にこなすべき細かなタスクが10～30個にもなることがあり、それらを毎朝書き出すのは結構な時間ロスでした。
- 情報の劣化: Nozbeに添付したリンクや詳細メモなどの情報は転記できません。タスク名だけでは情報が不十分なこともあります。
- 変更に弱い: 急な予定変更やタスクの追加があった場合、手書きリストだと修正が面倒で、結局ぐちゃぐちゃになってしまうことも…。
- 書き出したことが無駄になることも: 予定通りに進まないと、せっかく書き出したタスクリストが無駄になってしまう、という徒労感もありました。
「もっと効率的で、確実な方法はないか…？」そう考えていた時に思いついたのが、「印刷する」というシンプルな方法でした。
解決策は「優先タスク」の印刷術！
ただ闇雲にNozbeのタスクリストを全部印刷するのではありません。ポイントは「その日、本当に集中すべきこと」だけを印刷することです。
【ステップ１】朝、Nozbeで「優先タスク」を整理 出勤前や始業前の短い時間で、Nozbeの「優先タスク」（スター付きタスク、Next Actionsリストなど、人によって使い方は様々かと思います）を確認します。GTDでいう「レビュー」のステップですね。そして、「今日、この順番で片付けていこう！」という優先順位に並び替えます。これがその日の行動計画の骨子になります。
【ステップ２】「優先タスク」リストを印刷 並び替えた「優先タスク」の画面を、そのまま印刷します。手書きと違って、タスク名も正確ですし、数秒で完了します。リンクなどは印刷できませんが、その日に「何をするか」を把握するには十分です。
【ステップ３】印刷設定のひと工夫（ここがミソ！） 普通に印刷するとA4サイズになってしまい、持ち歩きにくいですよね。そこで、プリンターの「割り付け印刷」機能を使います。私は「4分割」（1枚のA4用紙に4ページ分を印刷する）に設定しています。
【ステップ４】四つ折りにしてポケットへ！ 4分割印刷したA4用紙を四つ折りにすると、あら不思議！ちょうどポケットにすっぽり収まるコンパクトなリストが完成します。これで、白衣のポケットなどに入れておき、いつでもどこでもサッと取り出して確認できます。
「印刷リスト」がもたらす意外なメリット
この「優先タスク印刷リスト」を使い始めてから、予想以上のメリットを感じています。
- 行動がシンプルになる: リストの上から順番にタスクをこなしていけば良いので、「次は何をしよう？」と迷う時間が激減しました。脳のメモリを節約できます。
- 朝の準備が劇的に速くなる: 手書きの手間から解放され、朝の貴重な時間を「今日の行動計画の最終確認」という、より本質的な作業に充てられます。印刷自体は一瞬です。
- タスク確認が超スピーディー: ポケットから出して一瞬で確認完了。スマホを取り出してロック解除してアプリを起動して…という手順より、明らかに速いです。特に、リハビリ室への移動中や、ちょっとした空き時間にサッと確認したい時に威力を発揮します。
- メモ帳＆収集ツールにもなる！: これが意外と便利！印刷した紙の空きスペースに、新しいタスクや患者さんのちょっとした変化、他のスタッフからの伝言などをサッと書き込めます。GTDで重要な「収集」もこの紙一枚で完結できるのです。後で時間のある時にまとめてNozbeのインボックスに移せばOK。紙だからこその手軽さがあります。
デジタルとアナログの「いいとこ取り」
Nozbeのようなデジタルツールは、情報の集約、整理、検索、リマインダー設定など、多くの面で紙よりも優れています。しかし、現場での「確認のしやすさ」「書き込みの手軽さ」「周囲への心理的な配慮」といった点では、まだまだ紙に軍配が上がる場面も多いと感じます。特に、私のような病院勤務など、デジタル機器の使用が制限されたり、気を遣ったりする環境ではなおさらです。
今回の「印刷術」は、まさにデジタル（Nozbe）とアナログ（紙）の「いいとこ取り」をするハイブリッドなアプローチと言えるかもしれません。Nozbeをタスク管理の「母艦」として全体の情報を管理しつつ、日々の「実行部隊」として印刷した紙リストを活用する。これにより、デジタルツールの利便性を損なうことなく、現場での機動力を高めることができると感じています。
まとめ
今回は、Nozbeで管理しているタスクを、スマホやPCが使いにくい職場で活用するための「優先タスク印刷術」をご紹介しました。
- 朝、その日の優先タスクをNozbeで整理・並び替え
- 優先タスクリストを「4分割印刷」
- 四つ折りにしてポケットに入れ、行動リスト兼メモとして活用
この方法を試してから、一日の予定を立てる時間が短縮され、日中のタスク遂行もスムーズになった実感があります。「デジタルツールを導入したけど、現場でうまく使えていない…」「紙とデジタルの使い分けに悩んでいる…」そんな方のヒントになれば嬉しいです。
私も、しばらくこの「印刷術」を続けてみて、仕事の効率性がどれだけ向上するか、さらに検証していきたいと思います。（2018年11月現在）
最後までお読みいただき、ありがとうございました！
