予定が急に空いたとき
新人A次やることリストを作り始めましたが、予定が急に空いたときにやることがなくなってしまい、どうするか悩んでしまうことがあります。こういうときはどうしていますか？
澁澤そういうときは、別のリストを作っておくことで対処できますよ。
具体的に私が使っているのは、以下の３つ。
『スキマ時間にやることリスト』
『今月やることリスト』
『今週やることリスト』
です。
今回はこの３つの実際の使い方について紹介していきます。
スキマ時間にやることリスト
スキマ時間にやることリストは基本的に５分程度で実行できるものをあらかじめリストアップしておきます。
急に細切れで空いた時間が生じることって意外と多いですね。仕事のみならず、何かの待ち時間などで５分以内にできることを成し遂げることができます。コレってかなり時間の有効活用ですよね。
今月やることリスト・今週やることリスト
すべてのタスクから今月やることと今週やることをそれぞれリスト化しておきます。これにより、今月達成したいことから今週達成したいことをピックアップすることができます。
通常の活用方法としては、今週やることリストから次にやることリストを作成していきます。週に１度、今週やることリストをいつやるか、タスクの達成したい日に期日を入力しておき、その日に自動的にタスクが上がるように設定しておくことができます。
しかし、今回は次にやることリストが終わり、大幅に時間が空いた場合に、明日以降にやる必要のあることを前倒しでやり遂げるために活用するために使用することができます。
これらのリストをどう作るか？
わざわざスキマ時間にやることや今週やること・今月やることをリストを作成しておくのは、意外と面倒です。人によるかもしれませんが私の場合GTDという方法を用いており、タスクはすべて何かしらのプロジェクトの中に入っています。
プロジェクトとは達成するために複数のタスクを生じるものになります。
なので、新たにスキマ時間にやることをリスト化するとプロジェクト内のタスクとかぶってしまう場合もあります。
そこでカテゴリーという機能を使います。ブログで言うタグのようなものです。１つのタスクにこれらのカテゴリーを付けておくことで、カテゴリーを付けたものをリストとして表示できます。
つまり、同じプロジェクトのタスクを表示したり、同じカテゴリーのタスクを表示したりできるので、１つのタスクをいろいろな視点から見れ、達成すればすべてのリストからタスクも消えるのです。
まとめ：カテゴリーの使い方が鍵
カテゴリーはタグのようなものです。このような機能のあるタスク管理系のApplicationを活用することで紙での運用より運用がしやすいです。なので、私はアプリでの管理をおすすめします。
私はずっと１０年近くNOZBEを利用していますので、コレ以外を使うことは現状は考えていませんが、todoistなどを検討したことはあります。GTDのアプリであれば似たような昨日は搭載されてることが多いので自分にあったものを選べば良いと思います。
とにかく、やるべきことを成し遂げるためにしっかり次にやることリストを運用し、補足的にスキマ時間にやることリストと今月・今週やることリストを使用することで、即実行が実現すると思います。
