Inboxの中身を見極めて整理する-やることを絞り込め-

見極める

まずは、行動に移すべきかどうかという基準で考えよう

Inboxの中にあるタスクについて次の基準で考えます

単純にどちらかに分けます。

行動に移すべきであるものについて

タスクなのか、プロジェクトなのかを考えることが重要です。

タスクとは、〇〇を買う、ランニングを２０分する、読書を３０分するなど完了が明確で何をすれば達成できるかがわかりやすいことが重要です。逆に言えばタスクというものはなるべく具体的に達成した状態が分かるようなレベルに落とし込んでおくべきです。

プロジェクトとは、〇〇学会で発表する、カレーをつくるなどです。〇〇学会で発表するためには、様々な準備が必要です。達成するために複数のタスクをこなした上での最終的なゴールがプロジェクトになります。抄録を作成し、演題を登録し、スライドを作って・・・など細かいタスクが積み重なって達成可能なものです。カレーの例では、材料を買う、調理する、完成するなどに分解するとプロジェクトになります。

タスクとプロジェクトの違いは上記のように分けられますが、個人的な意見としてはあまり細分化しすぎると逆にわかりにくくなる場合があることに注意すべきだと思います。

何度もやったことがあり、慣れていることを細分化してもいちいちタスクをみて行動する必要がなかったりするからです。

例えば、なんどもカレーを作っている人はレシピをみないでカレーをつくりますよね。それと同じで、カレーを作るをタスクにしておくのも使い方によってはありだと思います。ただ、慣れていても漏れが生じることがあるため、チェックリストなどで漏れをふせぐなどをすることはありだと思います。

このあたりのプロジェクトとタスクの考え方については、よく整理しておくことで、やることリストのわかりやすさが変わってくるのでよく理解し自分なりの考え方を持っておくことが大切になると思います。

タスクかプロジェクトかを見極めたら整理のプロセスを同時に行う

私の場合、タスクが単発の場合はバケツという名前のプロジェクトに入れます。コレは、単発のプロジェクトを保管するために命名したものになります。仕事バケツ、プライベートバケツがメインになります。プロジェクトであれば、名前を付けてプロジェクトを作成し、それを達成するために必要なタスクを入力しておきます。

この後は、プロジェクト内のタスクを整理し達成に向けての必要な手順について考えていきます。

この整理のプロセスにおいては、タスクにパラメータを付けておきます。

タスクの締め切り、カテゴリーをつける、達成時間を入れる、繰り返しの設定を行うなどです。

そうすることでタスクが整理されます。

今は行動するべきではないものについて

次の選択肢が考えられます

タスクならいつかやることリスト、資料ならEvernoteに大まかに分けます。

今は行動すべきではないと判断したいものとしては重要性が低いものです。重要性が低く緊急性が高いものや重要性が低く緊急性が低いものといった第３、４領域と言われるタスクはなるべく行わないで済ます方が望ましいのでそこをしっかり見極められることが必要だと思います。

まとめ：見極める、整理するをしっかりやろう

ここをしっかりやることで、気になることを上手く処理していきます。これらの処理をうまくやるためには長期目標やビジョンなども踏まえて考えることも時には必要です。

ここで必要なことを絞り込み、できるだけやるべきことを減らしていくようにしましょう。厳選しましょう。

そうすることでプロジェクトがシンプル化し、やるべきことが見える様になります。

そして、整理を終えたものから更に厳選した次にやることを抽出することで、エッセンシャル思考的な絞り込んだ本当に重要なタスクを毎日実行できるようになっていくと思います。