はじめに：「頭の中はスッキリ！でも、この後どうする？」収集の次に来る重要なステップ
GTD（Getting Things Done）の最初のステップ「収集」で、頭の中の「気になること」を全て書き出し、Inboxが様々なメモやタスクでいっぱいになったとします。「これで頭の中はスッキリした！」と感じるかもしれませんが、本当のGTDはここからが本番です。
2018年当時、私も「2時間かけて収集を行った後、この大量の情報をどう扱えばいいんだろう？」と途方に暮れた経験があります。Inboxに集められたものは、いわば未整理の原材料。これらを一つひとつ吟味し、次にとるべきアクションを明確にしていく「見極める（Clarify/Process）」というフェーズが、GTDシステムを機能させる上で極めて重要になります。
この記事では、当時の私の試行錯誤を踏まえ、GTDの「見極める」フェーズで具体的に何をすべきか、そしてそれがどのように私たちの生産性と心の平穏に繋がるのかを、2025年の視点から詳しく解説していきます。
1. 「見極める」とは何か？Inboxを空にするための最初の問い
Inboxに集められた各項目に対して、まず自問すべきことはシンプルです。
「これは一体何だろう？そして、それに対して行動を起こす必要があるだろうか？」
この問いに対する答えは、大きく分けて以下の2つになります。
- 行動に移すべきである
- 今は行動するべきではない（あるいは、行動は不要である）
この最初の仕分けが、「見極める」プロセスの出発点です。目標は、Inboxの中身を定期的に（理想は毎日、少なくとも2〜3日に一度は）空にすること。そのためには、各項目に対して迅速かつ的確な判断を下していく必要があります。
2. 「行動に移すべきもの」の正体：それは「タスク」か「プロジェクト」か？
「行動に移すべき」と判断した項目については、次にそれが「具体的な一つの行動（タスク）」なのか、それとも「複数の行動を伴う、より大きな成果物（プロジェクト）」なのかを見極めることが重要です。
- タスク (Task / Next Action):
- 定義: 1つの具体的な行動で完了するもの。何を行えば達成できるかが明確であること。
- 例: 「〇〇さんにメールで資料を送る」「牛乳を買う」「20分間ランニングする」「企画書を30分間推敲する」
- ポイント: タスクは、できるだけ具体的で、完了した状態が明確にイメージできるレベルまで落とし込むことが望ましいです。「〇〇について考える」ではなく、「〇〇について15分間ブレインストーミングし、アイデアを3つ書き出す」のように。
- プロジェクト (Project):
- 定義: 複数のタスク（行動ステップ）を実行することで達成される、より大きな目標や成果物。
- 例: 「〇〇学会で発表する」「カレーライスを作る」「新しいウェブサイトを立ち上げる」「家族旅行を計画する」
- ポイント: プロジェクトは、それ自体が直接的な行動ではなく、それを達成するために必要な複数の具体的なタスクに分解できます。例えば、「カレーライスを作る」というプロジェクトは、「材料をリストアップする」「スーパーで買い物をする」「野菜を切る」「肉を炒める」…といった複数のタスクで構成されます。
タスクとプロジェクトの区別 – なぜ重要か？ この区別が曖昧だと、タスクリストが抽象的な「やりたいことリスト」になってしまい、具体的な行動に繋がりにくくなります。プロジェクトをタスクレベルに分解することで、次にとるべき具体的な一歩（ネクストアクション）が見えやすくなり、着手しやすくなるのです。
ただし、細分化のしすぎには注意も必要です。 2018年当時の私も感じていましたが、何度も経験していて手順が頭に入っているような慣れた作業（例えば、日常的に作るカレー）まで細かくタスク分解すると、かえって管理が煩雑になり、タスクリストを見ること自体が億劫になる可能性があります。その場合は、「カレーを作る」を一つのタスクとして扱い、必要に応じて詳細な手順はチェックリストで補う、といった柔軟な対応も有効です。 自分にとって分かりやすく、行動を促す適切な粒度でタスクとプロジェクトを管理する、自分なりの基準を持つことが大切です。
3. 「行動に移すべきもの」の整理：ネクストアクションとパラメータ設定
タスクかプロジェクトかを見極めたら、次はそれらを適切に「整理（Organize）」していきます。このプロセスは「見極める」と同時に行われることが多いです。
- タスクの場合:
- 2分ルール: そのタスクが2分以内で完了できるものであれば、その場ですぐに実行してしまうのがGTDの推奨するやり方です。
- 委任する: 自分以外の人に任せられるタスクであれば、適切な人に依頼します。
- 延期する（特定の日に実行する）： カレンダーに記入したり、特定の日付にリマインダーを設定したりします。
- ネクストアクションリストへ: 上記以外で、次に自分が取るべき具体的な行動であれば、適切なコンテキスト（状況別）のネクストアクションリストに追加します。
- プロジェクトの場合:
- プロジェクトリストの作成: 新しいプロジェクトとして名前を付け、専用のリストやフォルダを作成します。
- 最初の具体的なタスク（ネクストアクション）の特定: そのプロジェクトを前に進めるために、まず最初に行うべき具体的な行動は何かを明確にし、ネクストアクションリストに追加します。
- プロジェクト達成に必要なタスクの洗い出し: 必要に応じて、プロジェクト完了までに必要なタスクをブレインストーミングし、プロジェクトリストに追記していきます。
タスクへのパラメータ設定で、より実行しやすく 整理のプロセスでは、各タスクに以下のような「パラメータ（属性情報）」を付与することで、実行のしやすさや管理の効率が格段に向上します。
- 締め切り（期限）： いつまでに完了すべきタスクか。
- コンテキスト（状況）： どこで（@自宅、@職場、@外出先など）、何を使って（@PC、@電話など）、どのような状況で（@集中できる時、@スキマ時間など）行うタスクか。
- 所要時間: そのタスクを完了するのに、おおよそどれくらいの時間がかかるか。
- 繰り返し設定: 毎日、毎週、毎月など、定期的に発生するタスクか。
- エネルギーレベル: そのタスクに取り組むのに必要なエネルギーレベル（高・中・低など）。
- 優先度・重要度: （必要に応じて）タスクの重要性や緊急度。
2018年当時の私は、単発のタスクを「仕事バケツ」「プライベートバケツ」といった名前のプロジェクト（リスト）にまとめて保管していました。これは、特定のプロジェクトに属さない細々としたタスクを一時的にプールしておくのに便利です。
4. 「今は行動すべきではないもの」の仕分け：捨てる勇気と未来への種まき
Inboxの中には、「今は行動する必要がない」あるいは「行動すべきではない」と判断されるものも出てきます。これらについては、以下の3つの選択肢で処理します。
- 捨てる (Delete / Trash):
- もはや不要な情報、価値のないアイデア、実行する意味のないタスクなど。
- ポイント: 「いつか使うかも…」という気持ちは分かりますが、本当に必要ないと判断したものは、潔く削除することが重要です。Inboxやタスクリストをスリムに保つ秘訣です。
- いつかやる／多分やるリスト (Someday/Maybe List):
- 今すぐではないが、将来的には取り組みたいこと、検討したいアイデア、行ってみたい場所など。
- ポイント: これらはアクティブなタスクリストとは別に保管し、週次レビューなどのタイミングで見返して、実行に移すかどうかを再検討します。夢や長期的な目標の「種」を蒔いておく場所とも言えます。
- 参考資料として保管 (Reference Material):
- 直接的な行動は必要ないが、後で参照する可能性のある情報、役立つ資料、記録など。
- ポイント: Evernote、Notion、OneNoteといったデジタルノートアプリや、物理的なファイリングシステムなど、検索しやすく、必要な時にすぐ取り出せる場所に整理して保管します。
特に、「重要性が低いもの」（緊急性が高いが重要度が低い、あるいは緊急性も重要度も低い、いわゆる第3・第4領域のタスク）については、できるだけ「やらない」という判断を下すか、他の方法で代替できないかを検討することが、本当に重要なことに集中するための鍵となります。
5. 「見極める」「整理する」を習慣化し、GTDを効果的に回すために
この「見極める」と「整理する」のプロセスを効果的に行うためには、いくつかのポイントがあります。
- Inboxは定期的に空にする: 毎日、あるいは少なくとも2日に1回はInboxを確認し、全ての項目に対して上記の判断と処理を行う習慣をつけましょう。Inboxに未処理のものが溜まり続けると、GTDシステム全体が機能不全に陥ります。
- 判断に迷ったら、一旦「保留」ではなく「仮置き」する: すぐに判断できないものは、「いつかやるリスト」に入れるなど、一旦Inboxの外に出すことを優先します。週次レビューなどで改めて見直しましょう。
- 長期的な目標やビジョンとの整合性を意識する: 個々のタスクやプロジェクトが、自分自身の大きな目標や価値観とどう繋がっているのかを時折考えることで、取り組むべきことの優先順位がより明確になります。
- 「厳選する」意識を持つ: 全てをやろうとするのではなく、本当に重要なこと、価値のあることだけに絞り込む（エッセンシャル思考）。これにより、プロジェクトはシンプルになり、やるべきことが明確になります。
まとめ：「見極め」と「整理」こそが、本当に重要なことへ集中する力を生み出す
GTDにおける「収集」で頭の中をスッキリさせた後、この「見極める」と「整理する」というステップを丁寧に行うことで、私たちは初めて、「今、本当に何をすべきか」を明確に認識し、自信を持って行動に移すことができます。
2018年当時の私も、このプロセスを通じて、日々のタスクに追われる状態から、少しずつ主体的に仕事や勉強に取り組めるようになっていく実感を得ました。
Inboxに集められた雑多な情報を、一つひとつ吟味し、適切な場所に仕分け、次にとるべき行動を明らかにしていく。この地道な作業こそが、私たちの生産性を高め、ストレスを軽減し、より創造的で充実した毎日を実現するための基盤となるのです。
ぜひ、あなたも「見極める」と「整理する」の技術を磨き、本当に重要なことに集中できるGTDシステムを構築してみてください。
