・常にやるべきことに忙殺されてしまう人
・緊急のことに時間を取られ、重要なことに手が回らない人
・やるべきことが抜け落ちやすい人
やるべきことを、すべて頭の中で管理しているとそれだけで疲れてしまう。頭の中のものを吐き出し、タスクを外部化する方法を解説します。
理学療法士としての「バイオメカニクスの知見」 × 燃え尽きを経験した当事者としての「実体験」
やるべきことを明確にして、優先順位をつけつつ、頭の中をクリアに保ちパフォーマンスを発揮できるようにする
ずんだもん毎日の業務と後輩指導で、
もう頭がパンクしそうなのだ。
春日部つむぎリハ職は結構やることが多くて、
どこから手をつければいいか迷うよね。
四国めたんそれは頭の中で
全部覚えようとするのが問題ね！
PTケイ頭の中を吐き出して
外部化すれば解決しますよ。
今回は1日15分のタスク管理術を解説していきます！
1分でわかるこの記事の結論
手帳は自己成長のための実験ノート
- ✅ ① 1日15分タスクを全て外部化
- ✅ ② ログで理想と現実の差を知る
- ✅ ③ ブロッキングで迷いを減らす
過去の手帳遍歴を振り返る
ほぼ日Weeksからジブン手帳へ。試行錯誤し、現在のシステムへ
過去の失敗からの学び：ペーシングの重要性
私はかつて、気合と根性だけで膨大なタスクをこなし、結果として極度のバーンアウトとパフォーマンスの崩壊を経験しました。
限界を超えて働き続けた結果、心身のシステムが完全にエラーを起こしてしまったのです。
この当事者としての経験から、「自分のキャパシティを可視化し、適切にペーシングすること」の重要性を痛感しました。
アクティビティ・ペーシングというのはもともと理学療法の分野での考え方です。以下の記事は一般の方向けの記事ですが、アクティビティ・ペーシングの考え方を日常生活に活かす方法を提案しておりますの是非ご参考にしてください。
実際に仕事で活用していた手帳達、そして現在
ほぼ日手帳weeks
2017年頃は「ほぼ日手帳weeks」を使用していましたが、時間軸がないためタスクが時系列で把握しにくく、予定のリスト化にとどまっていました。
手帳としては、コンパクトで、ケーシーやスクラブのポケットからの出し入れも簡単です。細長いので余裕を持って出し入れができる点はとても良かったです。
ジブン手帳mini
そこで2018年には、24時間軸で管理できる「ジブン手帳mini」へと移行しました。バーティカルタイプで時間の流れを視覚化することで、「特にやる予定のないことで時間をつぶしてしまう」という時間のブラックボックスを発見できたのです。
ジブン手帳miniは、このバーティカルの時間軸が週のページにあるため、1週間単位で時間の使い方を管理できるのが非常に良かったです。この手帳を使ってから、私にはバーティカルの時間軸が合っているなと実感しました。
現在はデジタル×アナログの融合
実は、現在の私は紙の手帳はメインで使用していません。仕事の内容が病院勤務の理学療法士だったころと大きく変わったためです。
現在は、訪問リハビリ、集団リハビリ指導(オンラインメイン)、ブログ執筆の３つの働き方になってきましたので、デジタルでの管理の重要性が高まってきたのが主な要因です。
デジタルとアナログを融合させ、ツイストノート、Googleカレンダー、Todoist、そしてナレッジ管理ツールのObsidianを活用しています。
しかし、この「タスクを外部化し、時間をブロックして記録する」という現在のシステムは、
過去の紙の手帳での試行錯誤があったからこそ構築できた土台なのです。
ずんだもん手帳を買っても、いつも空白だらけで
罪悪感を覚えるのだ…。
四国めたん予定通りに進まないのは、
システムがあなたに合っていないからよ。
タスクの外部化と時間ブロックによる認知負荷の軽減
なぜ、頭の中だけで予定やタスクを管理してはいけないのでしょうか。
それは、人間のワーキングメモリには限界があるからです。
手帳は理想と現実の「実験ノート」である
計画倒れは「失敗」ではなく「データ」
臨床において、患者さんのプログラムを立てても予定通りにいかないことは日常茶飯事です。
自分のタスク管理も全く同じです。
予定通りにいかないことは「失敗」ではなく、「負荷が高すぎた」「予測が甘かった」という貴重なデータなのです。
システムに委ね、実行に集中する
気合で乗り切ろうとするのではなく、ログを取り、システムに委ねて実行に集中する。
手帳であれデジタルツールであれ、「自分の活動を俯瞰し、ペーシングするためのシステム」を持つことが、臨床の質を80％の出力で安定させる鍵となります。
PTケイ流！1日15分の「振り返り・計画」実践ステップ
春日部つむぎ毎日記録をつけるのって、
時間がかかって大変そうだよ。
PTケイ完璧を目指す必要はないですよ。
1日は1440分。その1％の15分で十分なのです。
気合に頼らず、システムで頭の中をクリアにする具体的なルーティンを紹介します。
STEP1: すべてのタスクをInboxに吐き出す（外部脳システム）
まずは、寝る前などの固定された時間に15分を確保します。
この時間で、今日発生したタスク、気になっていること、やりかけの業務などを、すべて手帳やタスク管理ツールのInbox（受信箱）に書き出します。
頭の中に留めておくことをやめるだけで、脳の疲労は驚くほど軽減されます。
STEP2: 実際の行動ログを取り、現実を知る
時間のブラックボックスを発見する
予定だけでなく、実際に何をしたのか（実績）を記録します。
手帳時代は赤ペンでバーティカル欄に書き込んでいました。「特に何もしていなかった時間」や「無意識のスマホ時間」を可視化することで、自分の生活リズムの傾向を客観的に把握できます。
これについては、一定期間毎日行い、通常は行わなくてもよいかもしれません。
重要なのは、分析をするためにログをとるので、分析する必要がなければログをとる必要もないということです。
（結構大変な作業なので、何か目的がなければ、取らないほうが良いと思っています。）
ただし、まだやったことのない人であれば、是非実践してほしい重要な項目です。
STEP3: 翌日のタイムブロッキングで「迷い」をなくす
第2領域（重要事項）を先に確保する
翌日の予定を立てる際、「いつ、何をするか」をあらかじめブロックしておきます。
勉強や運動などの「重要だが緊急でないこと（第2領域）」は、先に時間を確保しなければ一生実行できません。
具体的なスケジュールに落とし込むことで、「次は何をしようか？」と悩む時間を削り、スムーズに行動へ移せるようになります。
【疑問解決】PTケイのQ&A (Q&A Section)
まとめ: 手帳をシステムとして育てていきましょう!!
ずんだもん予定通りにいかなくても、
落ち込まなくていいのだ！
四国めたん記録をデータとして扱えば、
次への対策が見えてくるわね。
春日部つむぎ明日からの手帳タイムで、
タスクを全部書き出してみるよ！
PTケイシステムを育てて、
がんばらない働き方を実現していこう。
- 🔍 1. 頭の中だけでタスク管理すると疲弊する
- 🎯 2. 1日15分、すべてを外部化し記録する
- 🕊️ 3. 計画倒れは失敗ではなく次へのデータ
完璧な計画はいりません。記録から自分を知り、少しずつ心地よいシステムを育てていきましょう。
参考文献・免責事項
【お知らせと免責事項】
■ キャラクター絵： 坂本アヒル 様（ずんだもん・四国めたん・春日部つむぎ）
■ AIの活用： 本記事は筆者の専門知識（理学療法士）と臨床経験をベースに、より分かりやすく情報を整理するため一部AIを活用し、筆者監修のもと作成しています。
■ 商品・書籍の紹介基準（プロモーション）： 当ブログで紹介する商品や書籍は、筆者が実際の臨床や自己研鑽で使用して助けられたもの、または理学療法士としての専門知識や論文等のエビデンスに基づき「本当に同業者の皆様の役に立つ」と確信したもののみを厳選しています。
当ブログの情報は理学療法士としての知見や文献に基づいていますが、個別の患者様への医学的診断や治療効果を保証するものではありません。
- 臨床応用：臨床応用の際は、各施設の基準や対象者の個別性を十分にご考慮ください。
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