常にやるべきことに追われて忙殺され、緊急のことに時間を取られて重要なことに手が回らず、やるべきことが抜け落ちてしまう——そんな悩みはありませんか。
この記事を読むと、やるべきことを明確にして優先順位をつけながら、頭の中をクリアに保ってパフォーマンスを発揮できるようになります。
具体的には、頭の中に溜め込んだタスクをすべて外部に吐き出し、1日15分の振り返り・計画で管理する方法を解説します。
理学療法士としての「バイオメカニクスの知見」と、燃え尽きを経験した当事者としての「実体験」を掛け合わせているからこそ、無理なく続けられる形でお伝えできます。
過去の手帳遍歴を振り返る
ほぼ日Weeksからジブン手帳へ。試行錯誤し、現在のシステムへ
過去の失敗からの学び：ペーシングの重要性
私はかつて、気合と根性だけで膨大なタスクをこなし、結果として極度のバーンアウトとパフォーマンスの崩壊を経験しました。
限界を超えて働き続けた結果、心身のシステムが完全にエラーを起こしてしまったのです。
この当事者としての経験から、「自分のキャパシティを可視化し、適切にペーシングすること」の重要性を痛感しました。
アクティビティ・ペーシングというのはもともと理学療法の分野での考え方です。以下の記事は一般の方向けの記事ですが、アクティビティ・ペーシングの考え方を日常生活に活かす方法を提案しておりますの是非ご参考にしてください。
実際に仕事で活用していた手帳達、そして現在
ほぼ日手帳weeks
2017年頃は「ほぼ日手帳weeks」を使用していましたが、時間軸がないためタスクが時系列で把握しにくく、予定のリスト化にとどまっていました。
手帳としては、コンパクトで、ケーシーやスクラブのポケットからの出し入れも簡単です。細長いので余裕を持って出し入れができる点はとても良かったです。
ジブン手帳mini
そこで2018年には、24時間軸で管理できる「ジブン手帳mini」へと移行しました。バーティカルタイプで時間の流れを視覚化することで、「特にやる予定のないことで時間をつぶしてしまう」という時間のブラックボックスを発見できたのです。
ジブン手帳miniは、このバーティカルの時間軸が週のページにあるため、1週間単位で時間の使い方を管理できるのが非常に良かったです。この手帳を使ってから、私にはバーティカルの時間軸が合っているなと実感しました。
現在はデジタル×アナログの融合
実は、現在の私は紙の手帳はメインで使用していません。仕事の内容が病院勤務の理学療法士だったころと大きく変わったためです。
現在は、訪問リハビリ、集団リハビリ指導(オンラインメイン)、ブログ執筆の３つの働き方になってきましたので、デジタルでの管理の重要性が高まってきたのが主な要因です。
デジタルとアナログを融合させ、ツイストノート、Googleカレンダー、Todoist、そしてナレッジ管理ツールのObsidianを活用しています。
しかし、この「タスクを外部化し、時間をブロックして記録する」という現在のシステムは、
過去の紙の手帳での試行錯誤があったからこそ構築できた土台なのです。
手帳を買っても、いつも空白だらけで罪悪感を覚えることはありませんか。
予定通りに進まないのは、システムがあなたに合っていないからです。
タスクの外部化と時間ブロックによる認知負荷の軽減
なぜ、頭の中だけで予定やタスクを管理してはいけないのでしょうか。
それは、人間のワーキングメモリには限界があるからです。
手帳は理想と現実の「実験ノート」である
計画倒れは「失敗」ではなく「データ」
臨床において、患者さんのプログラムを立てても予定通りにいかないことは日常茶飯事です。
自分のタスク管理も全く同じです。
予定通りにいかないことは「失敗」ではなく、「負荷が高すぎた」「予測が甘かった」という貴重なデータなのです。
システムに委ね、実行に集中する
気合で乗り切ろうとするのではなく、ログを取り、システムに委ねて実行に集中する。
手帳であれデジタルツールであれ、「自分の活動を俯瞰し、ペーシングするためのシステム」を持つことが、臨床の質を80％の出力で安定させる鍵となります。
PTケイ流！1日15分の「振り返り・計画」実践ステップ
毎日記録をつけるのは時間がかかって大変そうに思うかもしれませんが、完璧を目指す必要はありません。
1日は1440分。その1％にあたる15分で十分です。
気合に頼らず、システムで頭の中をクリアにする具体的なルーティンを紹介します。
STEP1: すべてのタスクをInboxに吐き出す（外部脳システム）
まずは、寝る前などの固定された時間に15分を確保します。
この時間で、今日発生したタスク、気になっていること、やりかけの業務などを、すべて手帳やタスク管理ツールのInbox（受信箱）に書き出します。
頭の中に留めておくことをやめるだけで、脳の疲労は驚くほど軽減されます。
STEP2: 実際の行動ログを取り、現実を知る
時間のブラックボックスを発見する
予定だけでなく、実際に何をしたのか（実績）を記録します。
手帳時代は赤ペンでバーティカル欄に書き込んでいました。「特に何もしていなかった時間」や「無意識のスマホ時間」を可視化することで、自分の生活リズムの傾向を客観的に把握できます。
これについては、一定期間毎日行い、通常は行わなくてもよいかもしれません。
重要なのは、分析をするためにログをとるので、分析する必要がなければログをとる必要もないということです。
（結構大変な作業なので、何か目的がなければ、取らないほうが良いと思っています。）
ただし、まだやったことのない人であれば、是非実践してほしい重要な項目です。
STEP3: 翌日のタイムブロッキングで「迷い」をなくす
第2領域（重要事項）を先に確保する
翌日の予定を立てる際、「いつ、何をするか」をあらかじめブロックしておきます。
勉強や運動などの「重要だが緊急でないこと（第2領域）」は、先に時間を確保しなければ一生実行できません。
具体的なスケジュールに落とし込むことで、「次は何をしようか？」と悩む時間を削り、スムーズに行動へ移せるようになります。
【疑問解決】PTケイのQ&A (Q&A Section)
まとめ: 手帳をシステムとして育てていきましょう!!
予定通りにいかなくても、落ち込む必要はありません。記録をデータとして扱えば、次への対策が見えてきます。
明日からの手帳タイムで、タスクを全部書き出すところから始めてみましょう。システムを育てて、がんばらない働き方を実現していきましょう。
参考文献
- デビッド・アレン. 新装版 はじめてのGTD ストレスフリーの整理術. 二見書房; 2025.
- 高田晃. 決定版 手帳で夢をかなえる全技術. 明日香出版社; 2024.
